Grundsätzlich gilt, dass für eine betriebliche Weihnachtsfeier erst dann Steuern anfallen, wenn der Freibetrag von 110 Euro pro Kopf überschritten wird. Allerdings ist diese Regelung nur auf den ersten Blick einfach: Arbeitgeber sollten bei der Planung einige Punkte beachten, um im neuen Jahr keine unliebsame Überraschung zu erleben. Die wichtigsten Fragen im Überblick.

Sämtliche Kosten der Weihnachtsfeier müssen mit eingerechnet werden. Dazu zählen:

• Miete der Location
• Essen und Getränke
• Entertainment
• Organisationsteam (dies betrifft auch interne Mitarbeiter, die mit der Planung der Weihnachtsfeier betraut wurden)
• An- und Abfahrtskosten (Eine Ausnahme greift: Die Fahrkosten müssen dann nicht einberechnet werden, wenn drei Kriterien erfüllt werden. Die Feier muss außerhalb der primären Arbeitsstätte der Teilnehmer stattfinden, die Fahrt muss allein der Teilnahme an der Veranstaltung dienen und der Transport muss vom Arbeitnehmer organisiert werden.)
• Ggf. Übernachtungskosten
• Eventuelle Geschenke für die Mitarbeiter

Zu bedenken: Bei allen Kosten müssen die Bruttobeträge berücksichtigt werden.

Steuerlich gesehen handelt es sich bei einer Firmenweihnachtsfeier in der Regel um eine Betriebsveranstaltung. Der Freibetrag von 110 Euro pro Person gilt nur für zwei Betriebsfeiern im Jahr. Gab es in einem Jahr bereits zwei Feiern, muss die Weihnachtsfeier voll besteuert werden. Es lohnt sich für Unternehmen, bereits zum Jahresanfang zu überschlagen, wie viele Feiern anfallen und in welchem Kostenrahmen sich diese bewegen werden. So können die beiden teuersten Feiern steuerlich geltend gemacht werden.

Damit die Firmenweihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung gilt und die entsprechende steuerliche Regelung greift, müssen alle Mitarbeiter teilnehmen oder zumindest eingeladen worden sein. Die Gesamtkosten der Feier werden durch die Anzahl jener Mitarbeiter geteilt, die auch tatsächlich teilgenommen haben. Viele Absagen in letzter Minute können daher dazu führen, dass der Freibetrag überschritten wird.

Sind Partner und Kinder der Mitarbeiter ebenfalls eingeladen, zählen diese nicht als Teilnehmer im Sinne des Steuerrechts.

Jene Aufwendungen des Arbeitgebers, die oberhalb der Freigrenze liegen, gelten als «geldwerte Vorteile». Das bedeutet, dass für diese Beträge die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent anfällt. Kostet eine Weihnachtsfeier beispielsweise 140 Euro pro Person, muss der Arbeitgeber 30 Euro pro Person versteuern. Dies entspricht einer Steuer von 7,50 Euro pro Kopf.