Weihnachtsfeier organisieren: In 9 Schritten zum Weihnachtsevent

Weihnachtsfeier organisieren: In 9 Schritten zum Weihnachtsevent

Die Planung einer betrieblichen Weihnachtsfeier beginnt im Idealfall schon lange bevor der Duft gebrannter Mandeln und von Glühwein die Straßen erobert. Die wichtigsten Schritte und Tipps zur Organisation einer Weihnachtsfeier im Überblick.

Gedeckter Tisch

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1. Personenanzahl definieren

Der erste Schritt zur Organisation ist die Bestimmung der Anzahl der Teilnehmer. Sollen nur die Mitarbeiter des Unternehmens oder auch deren Lebenspartner und Kinder an der Weihnachtsfeier teilnehmen? Ist letzteres der Fall, sollten die Einladungen frühzeitig versendet und verbindliche Zusagen eingefordert werden.

Tipp: Von der Teilnehmerzahl hängt die gesamte Planung der Firmenweihnachtsfeier ab. Es lohnt sich, diesen Schritt sorgfältig durchzuführen.

2. Budget festlegen

Vom Budget, der für die Planung und Durchführung der Weihnachtsfeier zur Verfügung steht, hängt die weitere Organisation des Events ab. Bevor weitere Schritte eingeleitet werden, sollte daher eine konkrete Summe im Raum stehen. Die darauffolgende Planung sollte stets einen gewissen Puffer berücksichtigen, um das Budget bei unerwarteten Kosten nicht zu überziehen.

Tipp: Gerade in Berlin gibt es zahlreiche Angebote für Firmenweihnachtsfeiern. Es lohnt sich, mehrere Anbieter zu kontaktieren und miteinander zu vergleichen, um die besten Optionen zu buchen. Zu den Anbietern »

3. Zeitpunkt der Weihnachtsfeier bestimmen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine betriebliche Weihnachtsfeier? Zum Jahresende scheint die Zeit jedes Jahr immer schneller zu vergehen. In der letzten Woche vor Weihnachten nehmen sich zudem zahlreiche Mitarbeiter Urlaub, um ihre privaten Feiertage vorzubereiten. In der Praxis legen viele Unternehmen daher ihre Weihnachtsfeier in dem Zeitraum zwischen 15. November und 15. Dezember. Bei einem zu frühen Zeitpunkt mag oft noch keine richtige Weihnachtsstimmung aufkommen während eine zu späte Feier für viele Mitarbeiter stressig werden kann.

Tipp: Es lohnt sich, die Weihnachtsfeier rechtzeitig zu planen: Bei vielen Anbietern gibt es einen Frühbucherrabatt. So reicht auch ein schmaleres Budget, um ein außergewöhnliches Weihnachtsevent zu realisieren. Anbieter vergleichen »

4. Bootsfahrt, Kochkurs oder gemütliches Beisammensitzen? Die richtige Idee für die Weihnachtsfeier finden

Nun ist es an der Zeit, kreativ zu werden. Wie soll die Feier konkret ablaufen? Ideen für außergewöhnliche Weihnachtsfeiern gibt es - insbesondere in Berlin - zahlreiche. Mottofeiern, sportliche Weihnachtsveranstaltungen, kreativ-künstlerische Events oder gar Virtual-Reality-Erlebnisse und Rundflüge: Jahr für Jahr werden die Angebote für Firmenweihnachtsfeiern immer vielfältiger. Bei der Wahl einer außergewöhnlichen Feier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Nicht jeder Mitarbeiter schätzt Adrenalinschübe oder öffentliche Auftritte.

Tipp: Es muss nicht immer ausgefallen sein. So schön Hubschrauberflüge, Sportevents, Kochkurse und kreative Veranstaltungen auch sind: Viele Mitarbeiter freuen sich ebenso darüber, ihre Kollegen bei einem leckeren Essen in entspannter Atmosphäre von einer neuen Seite kennenzulernen.

5. Passende Weihnachtslocation buchen

Grundsätzlich gilt: Die Location muss zur Art der Feier und zu den Mitarbeitern passen. Ein hipper Club eignet sich etwa für die wilden Weihnachtsfeiern von Startup-Unternehmen während Weihnachtsfeierlichkeiten für Mitarbeiter samt Familie in einer kinderfreundlichen Umgebung besser aufgehoben sind. Beliebte Weihnachtslocations sind meist früh ausgebucht.

Tipp: Unternehmen, die nicht in der Hauptstadt ansässig sind und ihre Weihnachtsfeier in Berlin ausrichten wollen, sollten sich frühzeitig um eine günstige Anreise und Unterkunft kümmern. So bleiben die Kosten gering. Zum Weihnachtsangebot für Bahn und Hotel in Berlin »

6. Menü für die Weihnachtsfeier auswählen

In der Weihnachtszeit dreht sich vieles um das Essen - so auch bei der Firmenweihnachtsfeier. Je nach Art der Feierlichkeiten bietet sich eine andere Präsentation des Essens an. Meist wird zwischen einer der folgenden Varianten gewählt:

  • Klassisches Menü am Tisch
  • À la carte am Tisch
  • Buffet
  • Flying Buffet
Die meisten Caterer bieten alle Optionen an und unterscheiden sich vornehmlich in der Zusammenstellung der Speisen und der angebotenen Services.

Tipp: Vorab sollten die Organisatoren erfragen, ob die Mitarbeiter besonderen Ernährungsvorgaben folgen - etwa auf vegetarische, vegane oder allergikerkonforme Nahrungsmittel angewiesen sind.

7. Programm organisieren

Steht das Begleitprogramm nicht bereits durch die Art der Weihnachtsfeier fest, muss es separat organisiert werden. Eine Rückfrage bei der gewählten Location ist an dieser Stelle sinnvoll: Viele Veranstalter bieten selbst diverse Optionen an oder kooperieren mit Künstlern und Eventagenturen.

Wer die Weihnachtsfeier für ein großes Unternehmen organisieren soll und viele Mitarbeiter naturgemäß nicht kennt, kann auf Umfragen zurückgreifen. An dieser Stelle ist es sinnvoll, konkrete Vorschläge zur Abstimmung freizugeben und eine Frist zur Stimmabgabe festzulegen.

8. Mitarbeitergeschenke aussuchen

Mit einer Weihnachtsfeier haben Unternehmen jedes Jahr die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern für ihre Arbeit und ihr Engagement zu danken. Nach einem besonders erfolgreichen oder einsatzreichen Jahr reicht vielen Firmen die alleinige Ausrichtung einer Feier als Dankeschön nicht aus. Meist greifen sie in diesem Fall auf Gutscheine zurück. Persönliche Präsente signalisieren hingegen, dass sich die Unternehmensleitung explizit Gedanken um ihre Mitarbeiter gemacht hat. Zu den Geschenkideen für Mitarbeiter »

9. Einladungen verschicken

Zu guter Letzt müssen alle Teilnehmer offiziell zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. In vielen Unternehmen reicht dazu heutzutage eine förmliche E-Mail an die gesamte Belegschaft. Gedruckte Einladungen müssen mit entsprechendem Vorlauf angefordert werden. Inhaltlich sollten die Einladungen sowohl eine erste Danksagung an die Mitarbeiter als auch die relevanten Informationen zur Feier selbst enthalten.

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